【知って得する】日系と外資の業務あるある

こんな疑問に答えていきたいと思います。

これを書いている筆者は

→アメリカで日本人数人の企業に就職

→日本に帰国。日系ベンチャーに転職

→外資での経験を求めて大手人材IT外資系に転職

→マネジメント、企画の仕事を求めて大手IT外資系に転職　現在

外資と日系では時折仕事のやり方から、書類上での扱いまで違うところがあると思います。

日系の人が当たり前にやっている、外資系の人が日々当たり前にやっているそれぞれの違いを簡単にまとめていきたいと思います。

今は日系で今後外資系という人や、やっぱり日系に戻りたいという人まで多くの人に読んでいただけると思います。

まずは今自分がどっち系の仕事の仕方をしているのか把握していただき、あれもしかしたら考え方、やり方が向こうのほうが、あっちのほうがあってるのかもという気付きにもなるかも？！

ぜひ多くの人に読んでいただき、今転職、再就職など考えてなくても今後のために参考になればと思います。

日系企業と外資系企業の仕事術の違い

大きく2つの違いがあると思います。

基本デジタルベース　書類編

昨今のコロナで、日系企業の人は在宅勤務になったが、ハンコを貰う必要があるので出勤するときがあるなどニュースで流れているときがありました。

外資系はそんなことはほとんどありません。

なぜなら基本的にすべてデジタルで行うようになっているからです。

重要な書類はそうはいかないというふうに思われる人がいますが、

・契約書。その他必要書類

・請求書

これら重要書類と分類されるものもすべてデジタルで書面を作成、デジタルサインで完了します。

外資側でデジタルで作成したものを日系の相手先にそのまま電子メールで送り、サインしたものをそのままメールで返してくださいといった形で行います。

原本を送ってサインをしてもらって返してもらうということはほとんどありません。

基本デジタルベース　業務編

書類だけではなく、業務も基本的にデジタル100％です。

どんな書類、議事録、またはメモもすべてデジタルで行うことが前提です。

業務に関しては最近の日系企業もかなりデジタル化が進んでいるので基本的にデジタルベースで行うことが多いと思います。

ただしデジタルベースでも違いがあったりします。

それがクラウド上でやるのかそうでないのかです。

日系企業だと、まだまだ個々のパソコン上で例えばワードなどで書類を管理していることが多いですが、外資系は基本的に共通のクラウド上においてあるファイルを使用することが多いです。

そのため例えば、議事録を取る人がいてそれを何人もの人が同時に見ており、必要に応じて修正や訂正を同時に行っていくような形です。

業務で使われるツールの有名なところとして

基本電話、またはビデオ会議

外資系は基本的によほどの関係性やビジネス上の理由がない限り直接相手に会いません。

特にこのコロナ下ではほとんどあってもらえないと思って良いです。

その代わり、ビデオ会議などを積極的に利用します。

もし最終的に現場での打ち合わせが必要な場合は、事前に実際に現場で働く人間を会議に入れておき話をすすめます。相手が現場に来る際には現場の人間同士で話をできるようにしておきます。

ビジネス側をまとめている本社にいる人間は最後まで顔を出さないことが非常に多いです。

面倒だとか、相手に会いたくないというわけではなくて、本当に必要なら会います。ただし電話でも済むという認識がはっきりしているので会わなくて良いと本気で思っているので会わないだけです。

そこは理解しておいてもらいたいと思います。

外資系、また英語を使うことがメインの仕事あるある

次に、仕事方法や業務上での日系と外資の違いでよくあることを２つほど解説していきます。

書類の記入方法について

・外資系では扱う書類のファイル名などを英語またはローマ字で記載することが非常に多いです。

社内のどこで英語を使って、日本語を使うかわからないことからはじめから英語で記載をしておく傾向があります。

なので、取引先の企業にファイルを送るときに英語のファイル名のままで共有することがあります。

日系の企業の方だと、慣れてしまえば気にならないのですが、新しくチームに入った人や赴任してきた人などは戸惑うこともあるかもしれません。

その場合には気兼ねなく相手方に確認すると良いと思います。

外資の人は自分の社内都合で表記していることがほとんどなので確認をすれば、説明をしてくれます。

外資と日系では日付表記が違う

・外資系の人は日付表記が特徴的です。

例として：

英語の場合

１．月

２．日にち

３．年

の順番に記載することが多いです。（文化や地域によりますので注意）

これ以外には、英語の表記の場合は

などなど、様々な表現があります。

「/」をいれたり入れなかったりするものも代表的です。

このあたりは慣れが必要かもしれません。ただし複雑なルールがあるわけではないので一度ゆっくりと日付を見て覚えてしまうのが良いと思います。

今後のスタンダードはどっち？昔ながらの日系風、それとも外資系風？

今後は間違いなく、紙ベースではなく何事もデジタルベースで、非対面で行えることは非対面。必要なら直接会うという形に行くと思われます。

なのであえて言うのなら、外資系風がスタンダードになっていくと思います。

そのためにも今紙ベースで、人にあって仕事をすることがメインの方がいたら少しでもデジタルベースで、電話会議、ビデオ会議を取り入れていき、慣れておくことをおすすめします。

２刀流でできるうちに慣れておくのば一番です。

柔軟性をもちましょう

今日書いたことは正しいことではなくあくまでも一つの見解だと思ってもらえると良いです。

何よりも大切なのが柔軟性を持っておくことです。

コロナで考え方や働き方を変えさせられた人もいたと思います。

今までの当たり前が今後通用しないということはこれからも多いと思います。

なのでどんなときでも柔軟に対応できるように準備しておくことです。

そのための準備のきっかけになれば良いと思っています。

今日はここまでになります。

ありがとうございました。